Salle de données virtuelle (Virtual Data Room)
Qu’est-ce qu’une salle de données virtuelle?
Une salle de données virtuelle, également appelée salle des marchés, est un référentiel en ligne sécurisé pour le stockage et la distribution de documents. Il est généralement utilisé lors du processus de diligence raisonnable précédant une fusion ou une acquisition pour examiner, partager et divulguer la documentation de la société.
Comprendre les salles de données virtuelles
Les salles de données virtuelles ont de plus en plus remplacé les salles de données physiques traditionnellement utilisées pour la divulgation et le partage de documents. Avec la mondialisation des activités et la minutie accrue visant à réduire les coûts, les salles de données virtuelles constituent une alternative attrayante aux salles de données physiques. Les salles de données virtuelles sont largement accessibles, immédiatement disponibles et plus sécurisées. À mesure que les problèmes de sécurité et les incidents de violation augmentent, les fournisseurs de salles de données virtuelles développent des bases de données plus sophistiquées et fiables. Les offres publiques initiales (OPI), les opérations d’audit et les partenariats ou autres entreprises qui doivent travailler conjointement et partager des informations utiliseront des salles de données virtuelles.
Utilisations des salles de données virtuelles
Les procédures de fusion et d’acquisition constituent l’utilisation la plus courante des salles de données virtuelles. Ces référentiels offrent une place pour la diligence requise lors de la finalisation de la transaction. Ces transactions commerciales impliquent de grandes quantités de documents, dont beaucoup sont confidentiels et contiennent des informations sensibles. L’utilisation d’une salle de données virtuelle est un moyen sûr et fiable pour toutes les parties intéressées d’examiner et d’échanger des documents au cours de leurs négociations.
Les entreprises travaillent souvent ensemble pour produire et fabriquer des produits lors de la construction d’un bâtiment et pour offrir des services. L’établissement et le maintien de ces relations commerciales nécessitent des contrats et la transmission fréquente de données. Les salles de données virtuelles permettent de stocker ces contrats et de mettre facilement à disposition les documents nécessaires à la poursuite des partenariats commerciaux. À titre d’exemple, les modifications apportées aux plans d’une structure par un ingénieur sont immédiatement disponibles pour tous les entrepreneurs impliqués dans le projet.
L’audit des pratiques, de la conformité et des comptes de l’entreprise est une pratique courante dans toutes les entreprises. Ce processus est souvent un problème car les travailleurs doivent interagir avec des régulateurs et des experts en sinistres externes. De plus, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui des bureaux dans des régions éloignées et dans le monde, dans différents fuseaux horaires. L’utilisation d’une salle informatique virtuelle permet aux avocats, aux comptables, aux régulateurs internes et externes et aux autres parties intéressées de disposer d’un point d’accès centralisé. Fournir un système central réduit les erreurs et le temps. En outre, il assure la transparence de la communication. En fonction du type d’audit, le niveau d’accès et d’autorité varie.
Offrir un premier appel public à l’épargne (PAPE) est une tâche ardue qui nécessite une quantité inconcevable de paperasserie. A l’instar des audits, la transparence est essentielle. Les entreprises doivent créer, échanger, conserver et gérer de gros volumes de documents. En raison de la nature de la transaction, la plupart des utilisateurs disposeront d’un accès restreint, tel que « afficher uniquement ». La possibilité de copier, transférer ou imprimer peut être interdite.
Alternative à une salle de données virtuelles
Bien que les salles de données virtuelles offrent de nombreux avantages, elles ne conviennent pas à tous les secteurs. Par exemple, certains gouvernements peuvent choisir de continuer à utiliser des salles de données physiques pour des échanges d’informations hautement confidentiels. Les dommages causés par les cyber-attaques et les violations de données potentielles dépassent les avantages offerts par les salles de données virtuelles. Les résultats de tels événements pourraient être cataclysmiques si les parties menaçantes avaient accès à des informations classifiées. Dans ces cas, l’utilisation d’une salle de données virtuelle ne sera pas une considération.
